Description
Dans un EHPAD, joindre le bon collègue au bon moment ne devrait jamais virer au casse-tête. Pourtant, retenir les numéros internes ou consulter une liste de présence fait perdre un temps précieux, surtout en situation d'urgence. L'annuaire téléphonique interne SmartLiberty règle ce problème : tous les collaborateurs connectés apparaissent dans un répertoire central, avec leur rôle et leur disponibilité en temps réel. Un appui suffit pour appeler la bonne personne, sans composer le moindre numéro. Les contacts externes utiles, pharmacie, médecin, y figurent aussi. Pour le dispositif complet, voir la plateforme SmartLiberty.
Découvrez la plateforme SmartLiberty en vidéo :
Qu'est-ce que l'annuaire téléphonique interne SmartLiberty ?
C'est le répertoire central intégré à l'application que chaque soignant porte sur son smartphone. Tous les collaborateurs connectés y sont visibles, sans qu'on ait à mémoriser un seul numéro interne. À côté du nom, l'annuaire affiche le rôle de la personne, infirmière, aide-soignant, direction, service technique, et son statut du moment. Le soignant sait donc immédiatement qui joindre, et si cette personne est en mesure de répondre.
Comment fonctionne le statut de présence en temps réel ?
C'est là que l'annuaire devient vraiment utile. Des symboles indiquent l'état de chaque collègue d'un coup d'œil :
- disponible, prêt à recevoir un appel
- occupé par une alarme, donc à ne pas déranger pour un motif secondaire
- déjà au téléphone
- ne pas déranger, pendant un soin délicat.
Résultat : on évite d'appeler quelqu'un qui ne peut pas répondre, et on gagne les secondes qui comptent quand une situation presse.
Pourquoi un annuaire interne plutôt que des numéros à retenir ?
Mémoriser les postes internes ou éplucher une liste de présence appartient au passé. L'annuaire téléphonique interne rassemble tout au même endroit, tenu à jour automatiquement. Plusieurs bénéfices se dégagent vite :
- plus aucun numéro interne à connaître par cœur
- une recherche par nom, par rôle ou par groupe
- une liste de présence toujours exacte, sans mise à jour manuelle
- un appel lancé d'un seul geste depuis la fiche du collègue.
Pour une équipe qui tourne et se renouvelle, c'est un repère stable et fiable.
Comment joindre un collègue en un seul geste ?
Une fois la bonne personne repérée, l'appel part directement depuis l'application. Pas de numéro à composer, pas d'erreur de saisie. Le soignant peut aussi filtrer l'annuaire par ordre alphabétique, par groupe ou par rôle, selon ce qu'il cherche. Cette simplicité change le quotidien des équipes mobiles, qui n'ont ni le temps ni les mains libres pour chercher un contact.
À quoi servent les contacts externes intégrés ?
Tous les numéros externes importants sont enregistrés directement dans les contacts, accessibles à l'ensemble des collaborateurs. La pharmacie, le médecin traitant ou un service d'astreinte se joignent sans quitter l'application ni chercher ailleurs. En cas de besoin urgent, l'information est là, immédiate. C'est un gain de sérénité autant qu'un gain de temps.
Qui peut composer les numéros externes ?
L'accès n'est pas ouvert sans distinction. La plateforme définit qui a le droit de composer des numéros externes, selon le rôle de chacun. Ce contrôle évite les usages non maîtrisés et garde la maîtrise des communications sortantes. L'établissement paramètre ces droits en fonction de son organisation.
Comment l'annuaire s'intègre-t-il à la plateforme ?
Son intérêt tient à sa place dans l'ensemble : l'annuaire vit dans la même application que le reste. Le soignant retrouve au même endroit l'appel résident, l'appel d'assistance, les alarmes techniques et son répertoire. Aucun logiciel supplémentaire, aucune synchronisation à gérer. Le statut affiché dans l'annuaire reflète d'ailleurs l'activité réelle sur la plateforme, comme la prise en charge d'une alarme.
Quels établissements profitent de l'annuaire interne ?
L'annuaire téléphonique interne rend service à toute structure où les équipes se déplacent et doivent se joindre vite :
- EHPAD et résidences seniors médicalisées
- unités Alzheimer protégées (UHR, UVP)
- unités de soins de longue durée (USLD)
- maisons d'accueil spécialisées (MAS) et foyers d'accueil médicalisés (FAM)
- centres de soins de suite et de réadaptation (SSR).
Il prend tout son sens dans les grands bâtiments et les organisations multi-unités, où l'on ne croise pas ses collègues d'un simple coup d'œil.
L'annuaire respecte-t-il la protection des données ?
Oui, car un annuaire de personnel et des contacts de santé restent des données sensibles. Les informations demeurent dans l'environnement SmartLiberty, paramétrable selon les droits de chacun, plutôt que sur des répertoires personnels non maîtrisés. Cela n'exonère pas des règles générales : tout traitement relève du RGPD et des recommandations de la CNIL. AGIL Services vous aide à cadrer les accès et à informer les équipes.
Que contient cette brochure sur l'annuaire téléphonique interne ?
La fiche officielle éditée par SmartLiberty détaille le fonctionnement de l'annuaire :
- l'affichage des collaborateurs connectés et de leur rôle
- les statuts de présence en temps réel
- la recherche par nom, groupe ou rôle
- l'appel direct depuis la fiche d'un contact
- l'enregistrement et l'accès aux contacts externes.
De quoi présenter clairement l'outil à votre direction ou à vos équipes.
Cadre réglementaire et références
La téléphonie et l'annuaire en établissement médico-social s'appuient sur plusieurs sources officielles :
- HAS : qualité et coordination des soins
- Code de l'action sociale et des familles (CASF) : obligations des ESMS
- CNSA : appui à l'équipement et à l'autonomie
- RGPD : encadrement des données personnelles.
AGIL Services, votre intégrateur SmartLiberty en France
AGIL Services accompagne les EHPAD, résidences seniors et établissements de santé partout en France dans le déploiement de la plateforme SmartLiberty et de ses modules : appel résident, appel d'assistance, prévention des chutes, anti-fugue, alarmes techniques et téléphonie intégrée. Opérateur reconnu par l'ARCEP, notre équipe spécialisée santé prend en charge :
- l'analyse de vos besoins de communication interne et externe
- le paramétrage de l'annuaire, des rôles et des statuts de présence
- la configuration des contacts externes et des droits d'appel
- l'intégration avec les modules d'appel et d'alarme déjà en place
- le conseil sur la conformité RGPD des données
- la formation des équipes soignantes et de la direction
- le support technique et la maintenance préventive.
Basés à Vincennes en Île-de-France, nous intervenons sur l'ensemble du territoire français, aussi bien pour un nouveau déploiement que pour la reprise d'une infrastructure existante. Téléchargez la fiche officielle SmartLiberty pour découvrir le détail de l'annuaire, puis contactez-nous pour une étude gratuite et une démonstration dans votre établissement.
